10 najważniejszych wyzwań handlu detalicznego

„Nowa normalność w handlu kształtuje się od marca 2020 pod wpływem pandemii covid-19. Sektor został postawiony przez olbrzymią skalą wyzwań operacyjnych i inwestycyjnych. Transformacja cyfrowa, e-commerce i inwestycje w technologie już nie są odkładane „na później”. Nikt nie ma wątpliwości, że handel jutra musi zwinnie reagować na zmiany i już dziś poszukiwać rozwiązań przygotowujących na niepewne jutro. Znajdź swoje inspiracje i odpowiedzi na wyzwania handlu 2021 w Polsce podczas Forum” – tak o wydarzeniu wypowiadała się p. Katarzyna Klimkiewicz, Managing Director Brave, organizator wydarzenia.

W Forum wzięli udział managerowie wyższego i średniego szczebla, kierujący dynamiką rozwoju firm z sektora retail. Wśród nich m.in. przedstawiciele: zarządu, sprzedaży, e-commerce, logistyki, marketingu, zakupów, HR czy badań. Forum trwało cztery dni, w ramach których odbyło się 14 paneli dyskusyjnych. Jeden z nich poprowadził Paweł Sadurski, Senior Account Manager w firmie i360 Sp. z o.o., w ramach którego przybliżył Elektroniczny Obieg Umów, jako narzędzie optymalizujące pracę oraz zapewniające nowy standard współpracy.

Trendy na rynku

Na rynku FMCG, w handlu niezależnym, zawierana jest duża liczba umów o współpracy ze sklepami sprzedaży niezależnej. Dzięki temu producenci zapewniają dostępność swoich produktów w punktach sprzedaży detalicznej o określonym zapasie, z zachowaniem standardów merchandisingu oraz ustalonej komunikacji marek, które posiadają w swoim portfolio. Ważnym elementem takich umów jest również składnik wynagrodzenia zależny bezpośrednio od wartości zakupów, jakie realizowane są przez sklepy oraz od aktywnej komunikacji marek przez pracowników.

Polski rynek handlu detalicznego charakteryzuje się dużą liczbą sklepów małego formatu – 96 tysięcy placówek w 2020 r. Polska posiada dużą ilość miast i miasteczek, co wpływa bezpośrednio na liczbą sklepów małego formatu. Jest to trend zbliżony do rynku węgierskiego czy rumuńskiego. Przeciwieństwem jest Holandia, gdzie ok. 80% handlu stanowi duży format. Na rozdrobnienie handlu przekładają się również trendy wśród konsumentów. Zakupy dokonywane w pobliżu domu/pracy, zakupy od lokalnych dostawców, posiadających białe etykiety, produkty bio – to tylko niektóre z trendów, które wpływają na siłę małego formatu.

W roku 2020 w związku z epidemią COVID-19 nastąpiła całkowita reorganizacja pracy szerokorozumianego handlu. Większość sił sprzedaży producentów pracowała, bądź wciąż pracuje, w trybie hybrydowym, bądź całkowicie zdalnym. Przekłada się to na dużo rzadsze wizytowanie punktów sprzedaży detalicznej, co finalnie rzutuje na utrudnioną możliwość realizacji standardowych zadań, jakie posiada przedstawiciel. Utrudniony jest również bezpośredni kontakt z osobami decyzyjnymi w punkcie sprzedaży. Jedynym pozytywnym skutkiem epidemii jest znaczący wzrost digitalizacji, jaki zauważalny jest w każdej z branż.

Elektroniczny Obieg Umów

Konieczność zawierania dużej liczby umów w standardowej formie papierowej, przekłada się na znaczące zaangażowanie sił sprzedaży. Czas potrzebny jest na przygotowanie niezbędnej dokumentacji, spotkania celem negocjacji warunków umowy, jak również późniejsze przekazanie dokumentacji do managera posiadającego stosowne pełnomocnictwo do jej podpisania oraz odpowiedniej archiwizacji.

Pochłania to energię, którą przedstawiciel mógłby wykorzystać na realizację innych standardowych zadań. Dodatkowo, przy podpisywaniu umów w formie papierowej, może pojawić się duża liczba błędów – nieprawidłowe określenie każdej ze stron, wpisanie nieprawidłowych stawek warunków handlowych, dat obowiązywania czy brak podpisu osoby decyzyjnej. Wpływa to bezpośrednio na jakość umowy, jak również jej ważność według przepisów obowiązującego prawa.

Rozwiązaniem, które wychodzi naprzeciw potrzebom rynku jest Elektroniczny Obieg Umów, który od lat oferuje w swoim portfolio i360. Jest to aplikacja webowa, która służy do kompleksowego zarządzania umowami zawieranymi w wersji elektronicznej. Stwarza ona możliwość zawierania umów całkowicie online, bez potrzeby bezpośredniego kontaktu. Wszystko odbywa się na dedykowanej stronie, dzięki której pracownicy sił sprzedaży mają możliwość tworzenia umów i bezpośredniego przesyłania ich do określonych partnerów biznesowych. Tworzone umowy mogą być również aneksowane, wypowiadane i komentowane – a to wszystko w jednym miejscu z dostępem 24h/7.

Niezwykle ważną cechą aplikacji jest archiwizacja dokumentacji w trybie online. Dzięki temu wszystkie zawarte umowy dostępne są w jednym miejscu, bez konieczności dodatkowego fizycznego magazynowania. Elektroniczny Obieg Umów przekłada się na bezpośrednią oszczędność czasu terenowych sił sprzedaży, jak również na usprawnienie pracy centrali firm. Dzięki posiadaniu bieżącej informacji na temat zakontraktowania, możliwym jest generowanie raportów oraz przygotowywanie estymacji utylizacji rocznych budżetów, co przekłada się na odpowiedniejsze ich wykorzystanie.

Przedsiębiorstwa posiadają również dużo większą elastyczność podejmowanych działań, gdyż w relatywnie krótkim czasie są w stanie zmienić priorytety działań wypowiadając określone umowy, aneksując je, lub też podpisując nowe. Wszystkie te funkcjonalności dostępne są dla dedykowanych osób z poziomu aplikacji.

Elektroniczny obieg umów skierowany jest do rozproszonych organizacji zatrudniających dużą liczbę osób w działach sprzedaży, które podpisują i zarządzają obiegiem papierowych umów ze swoimi klientami B2B. Grupą docelową są również podmioty optymalizujące efektywność procesów, podpisujące wystastandaryzowane umowy z dużą liczbą klientów B2B oraz B2C. Aplikacja cieszy się również zainteresowaniem w firmach, które dążą do digitalizacji obiegu oraz archiwizacji dokumentacji handlowej, dbających tym samym o środowisko.

Podsumowując, zmieniające się realia rynku wymagają wprowadzenia narzędzi, które umożliwią odnalezienie się w nowej rzeczywistości. Zmiana trybu pracy oraz mnogość zadań, które posiadają terenowe siły sprzedaży wymagają narzędzi, które zoptymalizują obecnie posiadane procesy. Zdecydowanie takim narzędziem jest oferowany przez i360 Elektroniczny Obieg Umów, który pozwala zaoszczędzić czas, wyeliminować pojawiające się błędy oraz zoptymalizować pracę. Jest to rozwiązanie dostosowane do pracy w trybie home office, z dostępem w każdym miejscu i o każdej porze.

Wszystkie osoby zainteresowane tematem Elektronicznego Obiegu Umów zapraszam na stronę poświęconą rozwiązaniu: https://www.elektronicznyobiegumow.pl/, jak również do bezpośredniego kontaktu z Dyrektorem Sprzedaży i360, Panem Dawidem Łuciukiem pod adresem Dawid.Luciuk@i360.com.pl