Ewidencje zaświadczeń oraz ewidencje wypłaconych (wydanych) wygranych w postaci elektronicznej

Na mocy omawianego Rozporządzenia prowadzenie ewidencji w postaci elektronicznej może mieć miejsce przy wykorzystaniu programu komputerowego i obarczone zostało szeregiem wymogów. Najważniejsze z nich dotyczą jej prowadzenia zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego, w taki sposób, aby spełniał on sześć konkretnych wytycznych opisanych w ust. 1b ppkt od 1) do 6) Rozporządzenia.

Wymogi te dotyczą kwestii wglądu w dane, ochrony zapisanych informacji przed zniszczeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem, umożliwienia wpisów i raportów z dokonanych wpisów, zapewnienia kwestii identyfikacji osoby dokonującej zmiany wraz z datą dokonanej zmiany, uniemożliwienia usuwania wpisów oraz zmiany zamieszczonych informacji bez wykrycia tego zdarzenia przez program. Rozporządzenie stawia też wymogi wobec przechowywania kopii ewidencji prowadzonej w formie elektronicznej.

Post scriptum z 20 maja 2020 r. 11 miesięcy po tym, jak w grudniu 2018 r. zamieściłem ten wpis na blogu, opublikowany został tekst jednolity omawianego aktu prawnego. Stało się to na mocy obwieszczenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 6 listopada 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych (Dz. U. 2019 poz. 2314). Jest on dostępny na stronach Internetowego Systemu Aktów Prawnych pod adresem https://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190002314

Omawiając wprowadzone zmiany należy zauważyć, iż Rozporządzenie daje możliwość, a nie nakazuje prowadzenia ewidencji zaświadczeń w postaci elektronicznej. Zmianę taką należy przyjąć, jako uproszczenie procesu organizacji loterii. Równocześnie jednak Rozporządzenie uwarunkowuje zastosowania uproszczenia szeregiem wymogów, z których każdy, postawiony bez szczegółowej specyfikacji, może łatwo zostać podważony.

Porównajmy zatem wymogi. Dotychczasowe obejmują prowadzenie ewidencji zaświadczeń w postaci książkowej, według konkretnych wytycznych co do zakresu ośmiu rodzajów informacji zamieszczanych w takiej ewidencji, zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 czerwca 2010 r. w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych, którego jednolity tekst został ogłoszony 9 września 2017 r. na mocy Obwieszczenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 sierpnia 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych (Dz. U. z 2017 r. Poz. 1723).

Niedogodnością tej postaci prowadzenia ewidencji zaświadczeń jest obowiązek przedkładania ewidencji naczelnikowi urzędu skarbowego celem poświadczenia ewidencji przez opatrzenie przeszycia zamknięciem urzędowym oraz przedstawiania ewidencji celem poświadczenia jej zamknięcia niezwłocznie po zakończeniu każdego roku kalendarzowego.

Tak przygotowana ewidencja, podczas kontroli podlega sprawdzeniu co do samego faktu jej prowadzenia oraz w zakresie zgodności jej kształtu i formy przygotowania z wymogami przepisów prawa, o których mowa powyżej.

W przypadku wymogów stawianych przed programem komputerowym są one postawione na bardzo wysokim poziomie ogólności, wobec czego łatwo prowadzić można dysputę czy organizator w pełni je zrealizował, np. czy ochrona informacji przed zniszczeniem jest wystarczająca, itd.

Co więcej Rozporządzenie wprowadza możliwość prowadzenia w elektronicznej postaci wyłącznie w zakresie ewidencji zaświadczeń o uzyskanej wygranej. Nie daje takiej możliwości wobec ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych, ani dwóch dodatkowych ewidencji podatkowych, jakie należy prowadzić w przypadku organizacji loterii audiotekstowej (ale proszę spojrzeć do sekcji komentarzy, gdzie przedstawiony jest odmienny punkt widzenia jednego z czytelników bloga).
Oznacza to, iż organizator i tak będzie musiał być w kontakcie osobistym lub listownych z organem podatkowym celem poświadczenia pozostałych ewidencji, innych niż ewidencja zaświadczeń.

Dlaczego zatem organizatorzy mieliby ponosić koszty przygotowania programu komputerowego do prowadzenia ewidencji zaświadczeń oraz ryzyko oceny jego zgodności z wymogami Rozporządzenia? Zwłaszcza w obliczu faktu, iż zaświadczenia o uzyskanej wygranej mogą być wystawione wyłącznie na żądanie laureatów loterii zgłoszone w ściśle określonych terminach?

Skala tych żądań jest tak niewielka, że de facto w ponad 20 letniej praktyce wystawiliśmy nie więcej niż 5 takich zaświadczeń, łącznie we wszystkich zorganizowanych loteriach razem wziętych. Odpowiedź na pytanie o przyczyny inicjatywy Ministra Finansów pozostaje nieznana. Być może jest to wstęp do docelowej digitalizacji wszystkich ewidencji?

***

Każdy organizator loterii promocyjnej oraz audioteksowej zobowiązany jest do prowadzenia dwóch ewidencji. Są to: ewidencja zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencja wypłaconych (wydanych) wygranych. Rolą tych dokumentów jest, jak sama ich nazwa wskazuje, ewidencjonowanie wydanych zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz wydanych lub wypłaconych nagród w loteriach o wartości powyżej kwoty 2280 zł brutto. Zupełnie na marginesie należy zaznaczyć, iż w przypadku loterii audioteksowej istnieje również wymóg prowadzenia dwóch dodatkowych ewidencji, które nie są omawiane w tym tekście. W praktyce dnia codziennego przykładowa ewidencja wygląda tak, jak poniżej.

Pierwsza okładka ewidencji

Czwarta okładka ewidencji

Pieczątki i sznurek, który widać na zdjęciach to materialny wyraz „zarejestrowania i opatrzenie przeszycia zamknięciem urzędowym” stanowiący tzw. „poświadczenie ewidencji” dokonywane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego.