Loteria fantowa Polskiego Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą

Gdy na początku maja br. pani Aneta – fundriserka Polskiego Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą zwróciła się z pytaniem o wsparcie w zakresie urządzenia loterii fantowej, odpowiedź mogła być tylko jedna. Zdecydowaliśmy się zrealizować ten projekt pro bono, wspierając szczytny cel działalności Towarzystwa.

Jego celem jest wsparcie chorych na mukowiscydozę i ich rodzin w walce o godne i jak najdłuższe życie. Polskie Towarzystwo Walki z Mukowiscydozą jest stowarzyszeniem posiadającym status Organizacji Pożytku Publicznego i od ponad 30 lat pomaga chorym na mukowiscydozę. Obecnie z różnych form jego pomocy korzysta ponad 1700 osób. W ramach swojej działalności prowadzi subkonta i wspiera finansowo najbardziej potrzebujących, realizuje programy rehabilitacji domowej i przekazuje niezbędny sprzęt, zabiegając również o ważne zmiany w systemie zdrowia.

Niniejszy wpis opisuje krok po kroku proces organizacji loterii fantowej. Będzie on na bieżąco aktualizowany, za każdym razem gdy w toku przygotowań, obsługi i rozliczenia loterii zrealizowany zostanie kolejny ważny etap. Efektem wpisu będzie checklista organizacji loterii fantowej, na wzór checklisty loterii promocyjnej, jakie i360 przygotowało dla Państwa, który nieodpłatnie dostępny jest na blogu.

Rola loterii

Podczas telekonferencji inicjującej projekt przedstawiciele Polskiego Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą sprecyzowali, iż rolą loterii jest popularyzacja przedsięwzięcia, którego celem jest budowanie świadomości problemów, z którymi borykają się osoby chore na mukowiscydozę oraz zebranie środków na działalność statutową stowarzyszenia przez organizację piątego (tym razem z racji pandemii – wirtualnego) Biegu po oddech. Korzystając z okazji, zachęcam do zapisania się na bieg.

Obecnie zgłoszonych jest już prawie 800 osób, a dystans to jedyne 5 km. Można je przebiec w swoim miejscu zamieszkania i przesłać wynik w postaci zrzutu z zegarka sportowego lub aplikacji w smartfonie w terminie od 16.08.2020 do 5.09.2020 r. włącznie. W ten sposób wezmą Państwo także udział w loterii fantowej, której proces organizacji opisuję. Ale po kolei.

Ustalenie zasad współpracy

Wyzwaniem projektów realizowanych bezkosztowo jest to, iż często rozmywa się w nich zakres odpowiedzialności, a dealine’y traktowane są mocno orientacyjnie. Podczas kolejnych wirtualnych spotkań (pandemia) ustaliliśmy, iż i360 przejmie 100% odpowiedzialności za dopełnienie wszystkich formalności procesu administracyjnego, z którym wiąże się organizacja każdej loterii oraz przygotuje projekty pism i dokumentacji, zaś przedstawiciele Stowarzyszenia będą odpowiedzialni za ich dystrybucję i uzyskiwanie stosownych dokumentów i podpisów w ramach swojej organizacji.

Oszacowaliśmy zaangażowanie każdej ze stron na około 10 roboczogodzin w związku z przygotowaniem i rozliczeniem loterii, nie licząc czasu poświęconego na prowadzenie losowania i dojazdy do urzędów. Ważnym etapem nawiązywania współpracy było uświadomienie przedstawicielom Stowarzyszenia kwestii odpowiedzialności karnej, która spoczywa na członkach zarządu każdego podmiotu, który organizuje gry hazardowe.

Czym jest loteria fantowa?

Definicja loterii fantowej zawarta jest w art. 2 ust. 1 pkt 9 Ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz. U. z 2019 poz. 847). Jest to gra, w której uczestniczy się przez nabycie losu lub innego dowodu udziału w grze, a podmiot urządzający loterię oferuje wyłącznie wygrane rzeczowe. Definicja ta postawiła przed nami pierwsze wyzwanie, związane z obowiązkiem umożliwienia uczestnikom nabycia losów.

Wiązało się ono z faktem, iż zapisy na bieg realizowane są za pomocą strony internetowej zewnętrznego dostawcy i nigdzie w procesie nie dochodziło do fizycznego kontaktu z uczestnikiem, w którym można byłoby przeprowadzić proces sprzedaży losu. Równocześnie z góry odrzucony został pomysł odrębnej sprzedaży losów, gdyż skuteczność takiego działania, prowadzonego niezależnie od zapisów na bieg, byłaby zapewne bardzo niska. Wiązałoby się to ze zbyt duży obciążeniem dla uczestników.

Na jakiej podstawie można zorganizować loterię fantową?

Loterie fantowe można organizować na podstawie zezwolenia lub zgłoszenia. Są to dwie niezależne ścieżki, obarczone szeregiem wymogów oraz ograniczeń. W loterii fantowej 5. wirtualnego Biegu po oddech zdecydowaliśmy się na wykorzystanie możliwości, jakie daje art. 7 ust. 1b UoGH, to znaczy na organizację loterii na podstawie zgłoszenia dokonanego nie później niż 30 dni przed dniem jej rozpoczęcia w sytuacji, gdy pula wygranych jest wyższa od kwoty bazowej, o której mowa w art. 70 UoGH oraz równocześnie nie przekracza piętnastokrotności tej kwoty.

Zastosowanie tego punktu było możliwe, gdyż Polskie Towarzystwo Walki z Mukowiscydozą posiada status organizacji pożytku publicznego. Był to również jedyny powód, dla którego organizatorem nie zostało i360, jak ma to miejsce w przypadku wszystkich organizowanych loterii.

Konieczność dotrzymania 30-dniowego terminu zgłoszenia faktu organizacji loterii przed dniem jej rozpoczęcia stała się drugim ważnym wyzwaniem w procesie rejestracji. Zgłoszenia do biegu rozpoczynały się bowiem za tydzień od momentu, w którym po raz pierwszy zaczęliśmy omawiać proces organizacji loterii. Nie było zatem fizycznie czasu na to, aby połączyć proces sprzedaży losów z zapisami na bieg. Rozwiązanie, jakie zastosowaliśmy, wiązało się z wypracowaną koncepcją, iż moment sprzedaży losów będzie przesunięty w czasie do dnia, w którym uczestnik prześle dowód ukończenia biegu, czyli okres od 16.08.2020 do 5.09.2020 r. włącznie. Rozwiązanie to pozwoliło nam „znaleźć” potrzebne 30 dni na zgłoszenie loterii.

Przyjęliśmy i zapisaliśmy w regulaminie loterii, iż Loteria polega na tym, iż Uczestnik nabywa los wraz z chwilą przesłania swojego wyniku uzyskanego w biegu za pośrednictwem strony www.bieg.oddychaj.pl. Każdy los posiada unikatowy kolejny numer przypisany do Uczestnika w systemie informatycznym organizatora loterii, według kolejności nadesłania swojego wyniku uzyskanego w biegu za pośrednictwem strony www.bieg.oddychaj.pl. Oznacza to, iż Uczestnik, który nadesłał zgłoszenie jako pierwszy, nabędzie los o numerze 1. Uczestnik, którzy nadesłał zgłoszenie, jako drugi, nabędzie los o numerze 2., itd.

Dokumentacja zgłoszenia organizacji loterii fantowej

UoGH określa zakres informacji, jakie muszą zostać zawarte w zgłoszeniu loterii oraz dokumentacji, jaki należy przygotować w związku z organizacją loterii fantowej. W szczegółach lista wygląda tak:

Informacje, jakie powinny zostać zawarte w zgłoszeniu urządzenia loterii fantowej:

Określenie rodzaju gry,
Nazwa i status prawny wnioskodawcy oraz numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,
Dane osobowe (imiona, nazwiska, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, rodzaj oraz seria i numer dokumentu tożsamości) osób zarządzających podmiotem oraz reprezentujących podmiot zgłaszający,
Określenie obszaru, na którym planowane jest urządzenie gry,
Określenie czasu, w którym planuje się urządzenie gry,
Dokładne wyznaczenie celu, na który przeznacza się dochód z urządzanej gry,
Określenie planowanej wielkości sprzedaży losów lub dowodów udziału w grze,
Wzór losu, innego dowodu udziału w grze.

Zakres załączników niezbędnych do przedłożenia wraz ze zgłoszeniem:

Zobowiązanie wypłacalności nagród,
Regulamin Loterii,
Oświadczenie o legalności źródeł pochodzenia kapitału zakładowego, środków finansowych, lub innego majątku przeznaczonego na urządzenie loterii fantowej,
Oświadczenie o niezaleganiu z zapłatą podatków stanowiących dochód budżetu państwa, należności celnych oraz składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne,
Oświadczenie osób fizycznych zarządzających podmiotem oraz reprezentujących podmiot zgłaszający o tym, iż nie były skazane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
Oświadczenie osoby nadzorującej oraz osoby bezpośrednio prowadzącej loterię o znajomości przepisów ustawy w zakresie loterii fantowych oraz zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego tych osób, iż nie były skazane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
Oświadczenie osoby nadzorującej oraz osoby bezpośrednio prowadzącej loterię o znajomości przepisów ustawy w zakresie loterii fantowych oraz zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego tych osób, iż nie były skazane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Dla pewności oraz aby uniknąć żądania przekazania dodatkowych dokumentów, uzgodniliśmy, iż wraz ze zgłoszeniem przekażemy także:

Deklarację CIT 8 oraz elektroniczny obraz sprawozdania finansowego – jako sposób udokumentowania legalności środków finansowych przeznaczonych na urządzanie loterii fantowej,
Zaświadczenie o niezaleganiu z zapłatą składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa, zaświadczenie o niezaleganiu w należnościach celnych – jako sposób udokumentowania oświadczeń Zarządu organizatora w przedmiotowej kwestii,
Zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, iż osoby fizyczne zarządzające podmiotem oraz reprezentujące podmiot zgłaszający nie były skazane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe – jako sposób udokumentowania oświadczeń w tym zakresie.

Skompletowanie tej listy było uciążliwe w świetle wieloosobowego składu Zarządu Stowarzyszenia. Wiązało się również z wątpliwościami w zakresie przyczyn konieczności podawania tak szczegółowych danych (adresy zamieszkania wszystkich członków Zarządu). Lokalny urząd skarbowy dodatkowo… odmówił wydania zaświadczenia o niezaleganiu w należnościach celnych. Moje doświadczenia mówią, iż urzędnicy, którzy nie spotkali się dotychczas z jakąś prośbą, z góry mówią, że nie wydadzą danego zaświadczenia. Dopiero formalne żądanie złożone ponownie na piśmie, wraz z kopią stosownego zaświadczenie wydanego dla i360 (na wzór tego, o co prosimy), pozwoliło otrzymać stosowny dokument.

Ciekawe są również wymogi wobec zawartości regulaminu loterii fantowej, zwłaszcza w porównaniu z regulaminami loterii promocyjnych i audioteksowych, których na co dzień organizujemy dziesiątki. W szczególności mam na myśli obowiązek załączenia projektu losu (napisaliśmy, iż losy mają postać wyłącznie zapisów elektronicznych w systemie informatycznym, Organizator nie przewiduje wydawania papierowych postaci losów), wskazanie celu, na który przeznaczany jest przychód z loterii (zapisaliśmy, iż dochód z loterii przeznaczany jest w całości na realizację celów społecznie użytecznych, w szczególności dobroczynnych, tj. wszechstronne działania na rzecz osób chorych na mukowiscydozę oraz ich rodzin, co stanowi cel statutowy działalności Organizatora) oraz wskazanie relacji procentowej pomiędzy przychodem ze sprzedaży losów a wartością puli nagród (zapisaliśmy, iż łączna wartość nagród stanowi 75,17% łącznej ceny przeznaczonych do sprzedaży losów).

Dokumentacja przebiegu loterii fantowej

Po złożeniu wniosku, gdy po stronie pracowników Stowarzyszenia dało się słyszeć wyraźnie satysfakcję z zakończenia tego etapu, przystąpiliśmy do opracowania dokumentacji, jaka niezbędna jest podczas wykonania obowiązków UoGH oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w związku z przebiegiem loterii. Obowiązek ich posiadania wywołał zdziwienie po stronie PTWzM. Dokumenty, jakie należało przygotować, to:

Ewidencja obliczania wysokości podatku od gier,
Ewidencja podstaw opodatkowania,
Ewidencja wypłaconych (wydanych) wygranych, których wartość wynosi co najmniej 2 280 zł,
Ewidencja zaświadczeń o uzyskanej wygranej,
Wniosek o nabycie druków zaświadczeń o uzyskanej wygranej do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście,
Udostępnienie Naczelnikowi Małopolskiego Urzędu Celno-Skarbowego w Krakowie, Delegatura w Krakowie ewidencji podstaw opodatkowania oraz ewidencji obliczania wysokości podatku od gier w loterii w celu ich zarejestrowania oraz zabezpieczenia urzędowo pieczęciami,
Udostępnienie Naczelnikowi Urzędu Skarbowego Kraków Nowa Huta, Referat Podatku Akcyzowego i Gier ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych, których wartość wynosi co najmniej 2 280 zł oraz ewidencji zaświadczeń o uzyskanej wygranej w loterii w celu ich poświadczenia przez zarejestrowanie i opatrzenie przeszycia zamknięciem urzędowym.

Konieczność skierowania pism do trzech różnych organów skarbowych spotkała się z niedowierzaniem pracowników Stowarzyszenia. Na dzień 12 lipca br. mamy wysłane powyższe dokumenty. Kolejne kroki będziemy realizować po otrzymaniu dokumentacji zwrotnej od organów. Szczegóły procesu już wkrótce opiszę. Stay tuned.